Zasady i przepisy dotyczące archiwizacji
Archiwizacja dokumentów to proces, który wykracza poza zwykłe porządkowanie papierów. Wymaga zarówno znajomości przepisów prawnych, jak i odpowiedniego podejścia organizacyjnego. Regulacje określają, jak długo należy przechowywać dokumenty oraz jakie środki ochrony danych wdrożyć, aby zabezpieczyć informacje wrażliwe. W tej części omówię najważniejsze przepisy wpływające na archiwizację w Polsce oraz podpowiem, jak wdrożyć je w codziennej działalności firm. To nie tylko obowiązek, ale także sposób na uporządkowanie pracy i zwiększenie efektywności.
Przepisy RODO a archiwizacja dokumentów
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) stanowi fundament w zakresie archiwizacji dokumentów zawierających dane osobowe. Nakłada ono na przedsiębiorstwa obowiązek ochrony tych danych poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Szczegółowe informacje na temat przepisów można znaleźć w pełnej treści Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych
W praktyce oznacza to:
-
regularne aktualizowanie polityk archiwizacyjnych,
-
stosowanie szyfrowania danych,
-
ograniczanie dostępu do dokumentów,
-
przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa.
Dzięki tym działaniom można skutecznie zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu, utraty lub zniszczenia danych. Choć może to wydawać się skomplikowane, wdrożenie tych zasad jest bardzo istotne dla ochrony danych wrażliwych i wcale nie tak trudne, jak się wydaje.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – co oznacza dla firm?
Ustawa ta dotyczy głównie dokumentów o wartości historycznej, które muszą być przechowywane wieczyście w archiwach państwowych. Obejmuje to:
-
akta związane z ważnymi wydarzeniami historycznymi,
-
dokumenty o szczególnym znaczeniu dla kultury narodowej.
Szczegółowe informacje na temat wymogów dotyczących przechowywania dokumentów o wartości historycznej można znaleźć w pełnej treści Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Dla większości małych firm takie wymagania są mniej istotne, ponieważ rzadko tworzą dokumentację tego rodzaju albo wcale.
Jednak firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na długoterminowe przechowywanie dokumentów ważnych dla swojej działalności – zarówno z punktu widzenia przepisów prawnych, jak i praktycznego.
Do takich dokumentów należą:
- dokumentacja prawna (np. umowy spółek, akty notarialne, protokoły) – warto przechowywać je na stałe, aby mieć do nich zawsze wgląd w przypadku sporów, audytów lub innych sytuacji wymagających odniesienia się do historii działalności;
- dokumenty administracyjne o strategicznym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi, schematami organizacyjnymi, pozwoleniami itp) - ich przechowywanie pozwala zapewnić zgodność z przepisami oraz ułatwia zarządzanie procesami w firmie
- dokumenty naukowe i badawcze - w firmach zajmujących się technologią, innowacjami lub B+R warto przechowywać dokumenty, takie jak raporty badawcze, patenty czy wyniki analiz rynkowych. Przykład: raport z testów nowego produktu, który może być kluczowym dowodem w przypadku zgłoszenia patentu lub ochrony praw autorskich.
Przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej lub cyfrowej (z kopią zapasową) pozwala zapewnić ich bezpieczeństwo, łatwy dostęp i zgodność z regulacjami.
