Pułapka limitu VAT - początkowe obawy i presja rosnących przychodów
Nasza klientka, dynamicznie rozwijająca działalność w obszarze treningów mentorskich oraz usług marketingowych (tworzenie rolek na social media, układanie contentu), stanęła przed typowym, lecz często paraliżującym problemem: zbliżający się limit obrotu 200 tysięcy złotych, który oznaczał konieczność rejestracji do VAT. Problem nabrał na pilności, ponieważ już w połowie roku jej obroty wynosiły około 130 tysięcy złotych, co zwiastowało pewne przekroczenie limitu przed końcem roku obrotowego.
Perspektywa wejścia na VAT generowała u niej poważne obawy, zwłaszcza w kontekście podnoszenia cen dla obecnych klientek. Jej baza klientów składa się w dużej mierze z małych firm, które najczęściej korzystają ze zwolnienia z VAT, lub wręcz klientek B2C (nieposiadających działalności). Dla tych grup, cena podwyższona o VAT byłaby znacząco wyższa, co mogło negatywnie wpłynąć na jej konkurencyjność i popyt na usługi. Klientka widziała w tym realne zagrożenie dla kontynuacji współpracy i dalszego rozwoju swojego biznesu, co było dla niej kluczowe. Zależało jej na znalezieniu w pełni legalnego rozwiązania tej kwestii.
Mit o spółkach - fałszywe nadzieje na ucieczkę przed VATem
Moje podejście do doradztwa zawsze opiera się na znajdowaniu optymalnych i stabilnych rozwiązań, a nie jestem zwolenniczką zakładania spółek czy firm wyłącznie w celu obchodzenia limitów obrotu czy unikania składek ZUS. Niemniej jednak, w początkowej fazie konsultacji z klientką, perspektywa konieczności wejścia na VAT i podniesienia cen dla jej obecnych klientów była na tyle poważną obawą, że rozważenie alternatywnych struktur prawnych, w tym form spółek, stało się naturalnym, pierwszym krokiem w poszukiwaniu wyjścia. Było to podyktowane chęcią wszechstronnej analizy wszystkich dostępnych opcji.
Analiza dostępnych opcji: spółka z o.o. i spółka cywilna w centrum uwagi konsultacji
Przeprowadziłam szczegółową analizę różnych scenariuszy i ich konsekwencji, zaczynając od form prawnych, które były bezpośrednio omawiane z klientką:
-
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.): Rozważałyśmy tę formę prawną w pierwszej kolejności. Przedstawiłam, że spółka z o.o. oferuje kilka korzystnych możliwości, na przykład w kontekście optymalizacji podatkowej. Jednakże, kluczowym elementem mojej analizy było również zwrócenie uwagi na to, że założenie drugiej firmy, nawet w formie sp. z o.o., nie eliminowałoby długoterminowego problemu. Istniało duże prawdopodobieństwo, że obroty tej nowej firmy również przekroczą 200 000 złotych w przyszłym roku, co w efekcie i tak spowodowałoby wejście na VAT. Co więcej, proces likwidacyjny spółki z o.o. jest złożony, wymaga specjalistycznej wiedzy prawnej i wiąże się z procedurami sądowymi, co sprawiało, że ten krok niekoniecznie byłby dla klientki dobrym i prostym rozwiązaniem.
-
Spółka cywilna: Wzięłam pod uwagę możliwość założenia spółki cywilnej z mężem klientki. Dokładnie skalkulowałam koszty związane z dodatkowymi opłatami składek ZUS, które klientka i jej mąż musieliby ponieść. Wynik analizy jasno wskazał, że rozwiązanie to okazałoby się niekorzystne finansowo i drogie dla klientki, a wcale nie rozwiązywałoby problemu podniesienia cen dla klientów.
Żadne z tych rozwiązań, choć na pierwszy rzut oka wydawały się logiczne, nie okazało się docelowo wystarczająco dobrym rozwiązaniem dla klientki z uwagi na jej kluczowe pragnienie swobodnego rozwoju. Szybko doszłyśmy do wniosku, że tworzenie drugiej firmy byłoby prawdopodobnie rozwiązaniem tymczasowym, na zaledwie rok. Klientka sygnalizowała też momentami niezrozumienie złożonych zagadnień, mówiąc: "kurczę nic z tego nie rozumiem", na co reagowałam, wracając do podstaw i jaśniej tłumacząc mechanizmy.
Moje wewnętrzne rozważania - burza mózgów w trakcie konsultacji i szersza perspektywa
Równolegle do omawianych strategii, w mojej głowie toczyła się intensywna burza mózgów, mimo że czas konsultacji był ograniczony, a informacji do przekazania bardzo dużo. Chciałam zapewnić klientce jak najszerszy obraz dostępnych możliwości, wyposażyć ją w wiedzę do podjęcia świadomych decyzji i ewentualnego dalszego poszukiwania wsparcia, np. u doradcy podatkowego.
Wśród moich wewnętrznych przemyśleń pojawiła się myśl o Prostej Spółce Akcyjnej (PSA). Zastanawiałam się, aby ją zaproponować klientce jako niedocenioną jeszcze formę, która oferuje szereg zalet: możliwość założenia bez drugiego wspólnika i jednocześnie brak składek ZUS dla wspólnika (czego nie daje spółka z o.o.). Jednocześnie miałam w planach przedstawienie jej również innych spółek funkcjonujących w polskim obrocie prawnym, aby zapewnić pełny obraz dostępnych możliwości.
Jednakże, podczas gdy analizowałam te wszystkie formy prawne, w mojej głowie zaczęła kiełkować inna perspektywa, do której nakierowałam także klientkę – spojrzenie na wejście w VAT z nieco innej strony. Uświadomiłam jej, że choć z jednej strony podniesie cenę i klient docelowy zapłaci podatek, to z drugiej strony ona będzie mogła odliczać podatek od swoich wydatków i kosztów związanych z działalnością, np. 50% od paliwa i wydatków związanych z używaniem samochodu. Klientka nawet już pogodziła się z tym, że będzie musiała jednak do VAT się zarejestrować, ponieważ każda z opcji, które rozważałyśmy, nie była do końca sensowna i nie adresowała jej nadrzędnej potrzeby swobodnego rozwoju. Wobec tego faktu, konsultację zamknęłyśmy właśnie tą refleksją – koniecznością dalszych poszukiwań rozwiązania, które nie ograniczy jej biznesu.
Kluczowe "przeoczenie" - jak zagraniczne przychody "zabierały" limit?
Prawdziwy przełom nastąpił po zakończeniu konsultacji, w spokojnym momencie refleksji. Jak to często bywa, klucz do rozwiązania leżał w detalu. "No i gdy już po konsultacji w sumie poszłam sobie zrobić kawę i mieszając tą kawę sobie tak myślę, myślę, myślę o tej konsultacji" – właśnie wtedy nastąpiło olśnienie.
Kluczowe okazało się uświadomienie sobie, że klientka prowadzi treningi mentorskie dla firmy, która ma siedzibę w Chinach. Ta informacja, przetworzona w kontekście mojej ugruntowanej wiedzy prawno-podatkowej, nagle nabrała nowego znaczenia. Moje doświadczenie wynikało z obsługi podobnych klientów, wcześniejszych konsultacji z doradcą podatkowym w tym temacie, a także czytania oficjalnych interpretacji wydanych przez Krajową Informację Skarbową w podobnych sprawach.
To właśnie ta istniejąca współpraca z klientem z Chin, a nie poszukiwanie nowych, sprawiała, że duża część jej obrotów "zabierała" limit VAT w Polsce.
Zgodnie z polskimi przepisami o VAT, do limitu 200 tysięcy złotych obrotu nie wlicza się kwoty obrotu za usługi, dla których obowiązek rozliczenia podatku VAT przenoszony jest na nabywcę tej usługi (tzw. mechanizm odwrotnego obciążenia – reverse charge). W przypadku usług świadczonych na rzecz chińskiej firmy, obowiązek rozliczenia VAT leży po stronie nabywcy w Chinach. Oznaczało to, że obrót z tytułu tych usług nie wlicza się do limitu zwolnienia z VAT w Polsce!
To odkrycie przyniosło poczucie znalezienia rozwiązania, które idealnie pasowało do potrzeb klientki. Natychmiast zweryfikowałam przepis, aby upewnić się, że moje rozumienie jest w 100% poprawne
Swoboda działania - utrzymanie cen dla polskich klientek i nieograniczony wzrost globalny.
Niezwłocznie po odkryciu tego kluczowego rozwiązania, skontaktowałam się z klientką i przekazałam jej tę pozytywną wiadomość. Wyjaśniłam całą sytuację, opisując pokrótce mechanizm i jego korzystne zastosowanie.
Reakcja klientki była natychmiastowa i przepełniona zadowoleniem. Jej wcześniejsze obawy ustąpiły miejsca widocznej uldze. Już tego samego dnia poinformowała mnie, że złożyła rejestrację do VAT-u, ale co najważniejsze – zarejestrowała się do VAT Unia Europejska, co otworzyło jej drogę do świadczenia usług na rzecz podatników z innych krajów.
To rozwiązanie nie tylko pozwoliło jej uniknąć podnoszenia cen dla obecnych klientów w Polsce, ale także otworzyło drzwi do dalszego, swobodnego rozwoju międzynarodowego, bez ciągłego patrzenia na limit obrotu w kraju. Klientka zyskała pewność i jasność strategiczną, co przełożyło się na jej znaczącą satysfakcję i poczucie, że może rozwijać swój biznes zgodnie z własną wizją. Może teraz swobodnie działać, mając pewność, że do końca roku nie przekroczy 200 000 obrotu ze swoimi polskimi klientkami (choć serdecznie jej tego życzę). To pokazuje, jak dogłębna analiza i niestandardowe podejście do problemu, oparte na głębokiej wiedzy, mogą przekształcić wyzwania w konkretne działania i sukces.
Lekcje z case study - co ten przypadek oznacza dla Twojego biznesu?
Ten przypadek doskonale ilustruje kilka kluczowych lekcji dla każdego przedsiębiorcy:
- Prawne niuanse mają znaczenie: Czasem klucz do rozwiązania skomplikowanego problemu leży w precyzyjnym zrozumieniu i zastosowaniu pozornie drobnych przepisów prawnych. Wiedza o mechanizmie odwrotnego obciążenia w kontekście usług międzynarodowych okazała się być game changerem.
- Wartość głębokiej analizy i doświadczenia: Standardowe rozwiązania (jak zakładanie nowych spółek) mogą być niewystarczające, albo "grubo przesadzone) gdy zderzają się z realną wizją rozwoju biznesu. Doświadczenie doradcy, jego "burza mózgów" i umiejętność łączenia kropek, nawet po zakończeniu konsultacji, jest nieoceniona.
- Patrz szerzej niż granice kraju: Rozwój międzynarodowy, nawet jeśli już istnieje w firmie, może być źródłem strategicznych rozwiązań dla problemów krajowych limitów. Warto świadomie zarządzać przychodami z różnych rynków.
- Obawy można przekuć w możliwości: Początkowa frustracja i lęk klientki przed VAT-em, dzięki odpowiedniemu doradztwu, przekształciły się w poczucie wolności i możliwości nieograniczonego skalowania biznesu.
